PERROS&GATOS INC.

ANTECEDENTES

Perros&gatos Inc., es una empresa manufacturera del sector de alimentos concentrados para animales.  Actualmente dispone de la línea mascotas, la línea avícola y la línea equinos.

La compañía consta de una sede principal ubicada en el casco urbano de la ciudad de Rofisia, donde se encuentran tanto la planta industrial, como las oficinas administrativas.  También dispone de una bodega para almacenamiento de materias primas, ubicada a 50 kilómetros de Rofisia, en las afueras de la misma.  Para el proceso productivo, algunas de dichas materias Primas son sólidas y otras son líquidos que necesitan ser almacenados en tanques.

Perros&gatos Inc., dispone de una pequeña flota de vehículos utilizada exclusivamente para el acopio de Materias Primas.

En el proceso de manufactura de los productos, cualquiera de los productos debe pasar por una máquina extrusora, de las cuales Perros&gatos Inc., dispone de una máquina nueva con tan solo 3 meses de adquirida, y otra que ha estado desde que la compañía comenzó operación.

El transporte de Productos Terminados depende totalmente de los clientes o de transporte subcontratado por la compañía, dependiendo de la negociación.

PERSONAJES

Don Máximo Logístico, Gerente General

Don  Cuento Aparte, Administrador de la Bodega de Materias Primas

Don Harto Gruñón, Jefe de mantenimiento

Don Corre caminos, Jefe de Producción

Don Sabio Caldas, Jefe de compras y suministros

Doña Yoko Nvenzo, Directora de mercadeo y ventas

PROBLEMÁTICA

Durante el pico de temporada de ventas, 2 de los clientes principales de Perros&gatos Inc., hicieron pedidos más grandes de lo acostumbrado.

Debido a que Perros&gatos Inc., tiene tiempo con sus clientes, ya sabe cuales son las temporadas en que solicitan más producto, pone la producción a punto para esas fechas y trata de acumular Productos Terminados en Stock.  Sin embargo, esta temporada los pedidos superaron las expectativas y se ha visto en problemas para abastecer a los clientes.

Don Máximo Logístico, notó que se estaba armando un gran alboroto por este evento, así que decidió entrevistarse uno por uno con todos los involucrados para determinar qué era lo que pasaba, y que curso tomar para dar una solución efectiva, y no solamente aplicar arreglos temporales.

A continuación, el resumen de la declaración de cada uno, como la sintetizó Máximo Logístico:

Corre-caminos: No entiendo que es lo que está pasado. A pesar de que he cumplido con el programa de producción a cabalidad, doña Yoko dice que necesitamos más producto.  Yo ni de ella ni de Sabio Caldas supe nada de eso, de lo contrario habría modificado los turnos y la programación. Teniendo en cuenta que tuve la planta parada durante medio día sin aviso, gracias a Gruñón y su gente que no sé qué es lo que andan  haciendo, deberían agradecerme que haya cumplido con el plan. Y eso que la empacada de producto terminado hace que tengamos pérdidas y tengamos que emplear gente y tiempo extra para recoger lo que se pierde al empacar; es que del 100% de la producción de un día, prácticamente el 10% se sale de las bolsas y al final del día toca recogerla si hay tiempo. Además la planta ya se está quedando sin capacidad.  Ese muerto no es mío, busquen a quién echárselo.  Yo empezaría por doña Yoko, que siempre quiere vender más de lo que podemos hacer, y por Gruñón, que últimamente anda demasiado ocupado no se en qué y no da a la maquinaria la atención necesaria. 

Harto Gruñón: Claro, a todos les queda muy fácil exigir y culpar, pero no me asignan los recursos mínimos que necesito para tener esta planta funcionando.  ¿Es que no se dan cuenta de que si la maquinaria no funciona entonces nos toca apagar,  cerrar y nos vamos para la casa?

Yo no tengo suficiente gente para cumplir con todo el plan de mantenimiento si además me toca enchicharronarme con los carros que van y dejan todo donde Cuento Aparte.   Sí, ¿no sabía?  Cuento Aparte ha tenido problemas con los vehículos propios y entonces claro, me los deja a mí para que se los repare.  Yo por no hacerle el mal a la empresa le he ayudado, pero eso tiene sus consecuencias.  Agréguele a eso la burra esa de extrusora que tenemos que es más vieja que yo y que a toda hora anda pidiendo algo y me tocó dedicarle medio día completo a arreglarla.

¿La máquina de empacado?  No, realmente yo no creo que haya problemas porque en mi inspección semanal no he detectado fallas.

Sabio Caldas: Pues yo sí sabía que íbamos a tener que producir más, porque Yoko estaba contenta porque había cerrado una negociación grande, no se ni con quién.  Pero el problema es que a mí quien me debe pedir material es don Caminos, pero ellos nunca me hicieron una solicitud adicional.  Sin embargo, yo llevo mucho tiempo en esto para saber cómo son las cosas aquí, por eso hice pedidos adicionales y traté de llenar la bodega de Cuento Aparte, para poder suplir el exceso de demanda del negocio grande. 

Lo del empaque pues es muy sencillo:  tocó ajustar el llenado de nuestros empaques actuales y no queda nada de holgura, es decir las bolsas se llenan hasta que quedan a punto de reventar y se cosen a las malas.

Cuento Aparte: ¿Y cómo quieren que yo les envíe material extra para producir si mis carros están a la mitad?  Es un problema traer las Materias primas desde las plantas de todos los proveedores hasta la bodega y además enviarlas a la planta de nosotros.  Yo he estado diciendo que esos carros están muy viejos y nadie me ha hecho caso desde que estoy en esa bodega.  Al fin y al cabo yo cumplo con informarle a Gruñón para que tome las respectivas medidas.  Además Sabio Caldas tampoco me informa de sus compras, pero siempre quiere que yo tenga lista la bodega para llenarla de más. Pero se le pasó un pequeño detalle: mi bodega está pensada para almacenamiento de Inventarios… pero llegó el punto en que tuve la bodega vacía!  Y repentinamente, don Sabio hace unos pedidos extra y de un día para otro estuvo llena.  Es que a mí me parece que fallan por dos lados: No compran suficiente, y cuando lo hacen es todo al tiempo y además no me dan en qué traer lo poco que compran.

Lo único que no ha fallado son los inventarios de los líquidos para proceso, porque esos los trae una empresa externa que tiene carrotanques.

Yoko Nvenzo: Es que aquí lo que hay que hacer es muy sencillo: cambiar a ese señor Corre.  La producción aquí es un desastre.  Yo tratando de hacer lo mejor por la empresa y este tipo me hace quedar mal con todo el mundo porque me comprometo con los clientes, consigo negocios buenos y después es a mí a la que le toca poner la cara y decir que qué pena, que me esperen un poquito y hasta me toca hacer descuentos para que no me deshagan los negocios.

Bastantes problemas tuve que pelear con ese señor hasta que por fin empezó a empacarme el producto según las especificaciones de los clientes.  Es que antes empacaban como de a 2 kilos menos por unidad.

Don Máximo Logístico termina su ciclo de entrevistas con su equipo, y concluye que para que el funcionamiento actual de su organización deje de hacerle honor al nombre de la compañía, necesita un cambio en el sistema logístico.

ANÁLISIS

Podemos identificar varios puntos importantes para el análisis del caso:

• La bodega de Materias Primas ubicada a 50 Km de la planta de procesamiento.
• Perros&gatos Inc., se abastece de sólidos y líquidos.
• La empresa tiene vehículos propios para abastecimiento de sólidos
• De la maquinaria principal de la planta, se puede decir que el 50% es maquinaria vieja
• Los pedidos de los clientes “superaron las expectativas”
• Tienen altas pérdidas originadas en el empaque del producto terminado
• Hay paradas no programadas en la planta
• La capacidad de la planta no es suficiente
• Tal vez no hay suficiente personal
• El mantenimiento de los vehículos corre por cuenta de la misma empresa
• Hay notorias fallas en la comunicación entre departamentos
• La flota de vehículos propios aparentemente demanda muchas labores de mantenimiento
• No hay una adecuada planeación de compras
• El transporte de Materias Primas líquidas está subcontratado y ha funcionado bien

Evidentemente, la empresa necesita una planeación estratégica que involucre todo el sistema logístico.  Seguramente requiera hacer una inversión en infraestructura y cambios organizacionales.

La cadena de suministro:

En cuanto a la bodega lejos de la planta principal:

Pros:

§         Puede ayudar a aliviar congestión en el flujo de vehículos que entregan MP.

§         Esto significa una buena capacidad de almacenamiento adicional a la disponible en las instalaciones

Contras:

§         Ya que las MP serán en su mayoría elementos perecederos, puede haber problemas en la calidad de los productos

§         Requiere elementos adicionales al problema logístico como tiempo de desplazamiento y costo de llevar las Materias desde la bodega hasta la planta.

§         Los vehículos propios implican mantenimiento, pago de conductores etc.

§         El mismo mantenimiento de los vehículos involucra, según lo expuesto, que personal de la planta incurre en tareas adicionales.

Son más los puntos negativos que los positivos.

Además, se menciona el hecho de que el abastecimiento subcontratado ha dado buenos resultados.  Esto debería ponerse en consideración, y plantear si una inversión en este sentido eventualmente saldría menos costosa que la solución de los problemas actuales.

La realización del producto:

Aunque hace poco se adquirió maquinaria nueva, sigue habiendo problemas de capacidad.  Aún hay maquinaria obsoleta que consume al personal de mantenimiento y también afecta directamente la capacidad global de proceso.

Ante esto, lo obvio sería hacer una inversión en infraestructura crítica de proceso para ampliar la capacidad del mismo.

El departamento de producción no recibe información a tiempo para llevar a cabo una adecuada planeación.  Tiene que haber integración entre los procesos o departamentos de la empresa, sea mediante un plan de comunicaciones o mediante un Sistema de Información.

Por cumplir unos requisitos de los clientes, se han hecho unos ajustes en el empaque de los productos terminados sin hacer una planeación adecuada.  Esto es fácil de solucionar, ya que se trata de encontrar un proveedor de empaques que sean adecuados a las exigencias de los clientes.

La cadena de distribución:

La planeación de ventas es modificada sin seguir los supuestos originales.  Aunque es normal que se hagan negocios adicionales, la empresa debe manejar ciertas holguras para estos imprevistos, pero aparentemente su planeación es muy ajustada.  Nuevamente, hablamos de integración de procesos.

No se ha realizado un análisis adecuado para coordinar entre las especificaciones de los clientes y los empaques disponibles.  Lo lógico sería tratar con los proveedores de suministros y conseguir bolsas de más capacidad para que no haya regueros de producto terminado y se le pueda cumplir al cliente.  También disminuiría reprocesos en la planta.